40歳になって介護保険の被保険者になった場合、健康保険組合で把握できるので届出は必要ありません。
ただし、被保険者及び被扶養者が下記の適用除外の条件にあてはまった場合や、逆にあてはまらなくなった場合は、事業主を経由して届出が必要です。

●適用除外

　・国内に住所を持たない人
　・在留期間および在留見込期間3ヵ月以下の短期滞在の外国人
　・身体障害者療護施設など、適用除外施設の入所者